Контрольно-кассовая регистрация

Многие фирмы и предприниматели сталкиваются с обязанностью зарегистрировать контрольно-кассовую технику. Данная процедура довольно подробно расписана в законодательстве. Однако на практике реализовать все рекомендации порой очень сложно.

Большинство организаций и индивидуальных предпринимателей, которые занимаются торговлей, выполнением работ или оказанием услуг, должны применять контрольно-кассовую технику (ККТ) при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием банковских карт. При невыполнении данного требования законодательства на юрлиц и предпринимателей может быть наложена административная ответственность в виде штрафа (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Сумма санкций для организаций составляет от 30 000 до 40 000 руб. Штрафные санкции для коммерсантов ниже: от 3000 до 4000 руб.

Прежде чем начать использовать ККТ, ее необходимо зарегистрировать. И вот тут, несмотря на ясность и, казалось бы, простоту процедуры, могут возникнуть проблемы. Например, нет каких-либо документов или контрольно-кассовая машина не соответствует требованиям. Чтобы избежать возможной неразберихи, рассмотрим этот процесс подробно.

Кто, куда и в какой срок

Заявителями признаются организации и предприниматели, осуществляющие наличные денежные расчеты, расчеты с использованием платежных карт, а также те, кто ведет деятельность по приему платежей физлиц с использованием платежных терминалов и банкоматов, либо их уполномоченные представители. За предоставлением услуги по постановке на учет ККТ они должны обращаться в налоговую.

Территориальные налоговые регистрируют ККТ по месту нахождения или по месту жительства заявителя в зависимости от того, кем он является - физлицом или юрлицом. Если ККТ будет использоваться обособленным подразделением организации, то ее регистрация производится в налоговой по месту нахождения данного подразделения.

Срок регистрации не может превышать пяти дней с момента подачи заявления и всех необходимых документов в налоговую.

Документация

Прежде чем идти в налоговую инспекцию, необходимо обратиться в аккредитованный центр техобслуживания ККТ и заключить с ним договор об обслуживании.

Далее в инспекцию подаются следующие документы:

- заявление и его копия по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 9 апреля 2008 г. N ММ-3-2/152@;

- паспорт ККТ, подлежащей регистрации в территориальной налоговой;

- договор о технической поддержке ККТ, заключенный с лицом, обеспечивающим производство, распространение и техническую поддержку, включая поставку запасных частей, или с центром технического обслуживания, уполномоченным поставщиком на осуществление техподдержки.

Представитель организации и бизнесмен при подаче заявления должны иметь с собой паспорт и доверенность.

Помимо прочего налоговики могут потребовать представить договор аренды помещения или документ на право собственности помещения, в котором будет установлен аппарат; свидетельства ИНН и ОГРН; журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4) и журнал учета вызовов специалистов (форма N КМ-8), которые должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Также инспекторы могут запросить паспорта ЭКЛЗ и версии контрольно-кассовой машины (ККМ), учетный талон ККТ и дополнительный лист к паспорту версии ККМ. Данные бумаги входят в состав документации на контрольно-кассовую технику и заполняются представителем центра технического обслуживания при заключении договора. Не лишним будет также запастись копиями всех документов и пустыми бланками заявления о регистрации с подписями и печатями, так как это поможет исправить возникшие ошибки на месте, не возвращаясь в офис.

Если регистрируемая машина, которую приобрели, уже была в эксплуатации, то также необходимо представить копию старой регистрационной карточки с отметкой о снятии машины с учета в предыдущей инспекции.

Таким образом, перед тем, как подавать заявление о регистрации, лучше всего уточнить, какие именно требования инспекция предъявляет к пакету необходимых документов.

Данные бумаги в налоговую можно представить лично, направить почтовым отправлением с уведомлением о вручении или в форме электронных документов. Обратите внимание: в Регламенте, утвержденном Приказом Минфина России от 29 июня 2012 г. N 94н, не содержатся основания, по которым налоговая может отказать в приеме документов.

Рассмотрение бумаг

После подачи необходимых бумаг заявление должно быть зарегистрировано. На нем проставляется штамп территориальной налоговой с указанием даты регистрации, а также инспектор заверяет заявление своей подписью с расшифровкой фамилии, имени и отчества (с этого момента начинает течь срок, который отведен для регистрации кассовой техники). Представителю организации и коммерсанту выдается расписка о принятии документов, также можно попросить проставить соответствующую отметку на копии заявления. Далее инспектор обязан передать бумаги в структурное подразделение инспекции, отвечающее за предоставление данной государственной услуги. Эти действия должны быть осуществлены в течение одного дня.

Потом начинается рассмотрение заявления и бумаг, которые к нему были приложены. Инспектор проверяет сведения, которые указаны как в заявлении, так и в остальных документах, и иную информацию, к которой имеет доступ. Если при проверке были выявлены ошибки, несоответствия с имеющейся информацией или неверное оформление, то заявителю должно быть об этом сообщено не позднее дня, который следует за днем регистрации заявления. При этом инспекция должна удостовериться, что уведомление было получено.

При получении такого сообщения у организации или предпринимателя есть возможность исправить все выявленные недостатки. Однако данное действие должно быть осуществлено в течение одного дня, следующего за получением уведомления. Невыполнение данного требования может повлечь отказ в регистрации ККТ.

Если с пакетом документов все в порядке, то инспектор согласовывает с заявителем время и место осмотра контрольно-кассовой техники.

Осмотр

Для прохождения осмотра контрольно-кассовую машину необходимо доставить в налоговую. Если организация или индивидуальный предприниматель предъявили к регистрации большое количество контрольно-кассовых машин и это затрудняет их доставку в инспекцию, то можно договориться со специалистом налоговой о выезде на место установки ККТ. В данном случае также должны присутствовать представители администрации или руководства организации и кассир-операционист.

При этом аппарат должен осматривать инспектор совместно со специалистом поставщика ККТ или центра техобслуживания. Присутствие данного специалиста объясняется тем, что техническая поддержка ККТ, нанесение на нее знака "Сервисное обслуживание", наклеивание марок-пломб, введение в фискальную память информации при регистрации, а также замена накопителей фискальной памяти могут осуществляться только данным представителем.

Налоговик проводит осмотр корпуса ККМ, который должен быть целым, иметь марку-пломбу и следующие знаки: "Государственный реестр", "Сервисное обслуживание" и идентификационный знак, который содержит наименование модели ККТ и ее заводской номер (в отношении аппаратов, выпущенных после утверждения образца идентификационного знака).

Также инспектор проверяет документы, удостоверяющие право специалиста поставщика или ЦТО на выполнение технического обслуживания и ремонта регистрируемой модели ККМ; проверяются ее заводские номера.

Когда осмотр закончен, производится опломбирование аппарата маркой-пломбой установленного образца, включается фискальный режим, а также активируется накопитель фискальной памяти. В процессе фискализации специалист-инспектор вводит пароль доступа к содержимому фискальной памяти. Когда фискализация завершается, налоговик должен осуществить проверку наличия на распечатанных ККТ кассовых чеках, сменных и фискальных отчетах реквизитов, соответствующих техническим характеристикам и параметрам функционирования регистрируемой машины. Также для подтверждения факта использования аппарата в фискальном режиме отпечатывается чек на произвольную сумму, которая должна быть отражена в сменном и фискальном отчетах. При этом срок для осуществления данных действий не определен, но он не может превышать срока, установленного для предоставления госуслуги.

Регистрация

Если фискализация прошла успешно, то инспектор вносит сведения о регистрации кассового аппарата в книгу учета ККТ. Далее вносятся в паспорт и учетный талон ККТ отметки, которые подписываются инспектором с указанием фамилии, имени и отчества, а также заверяются печатью налоговой. Потом заполняется карточка регистрации, которая подписывается начальником инспекции (заместителем), и на ней проставляется печать.

Эта карточка выдается заявителю и подтверждает регистрацию ККТ. При этом возвращаются все документы, которые были представлены для постановки аппарата на учет, а журнал кассира-операциониста должен быть заверен инспектором.

Отказ

Не всегда с первого раза получается пройти процедуру регистрации, так как во время процесса могут всплыть самые неожиданные обстоятельства. Так, в Регламенте приведен закрытый список оснований, по которым инспекция может отказать в регистрации.

К ним относятся:

- представление заявления и документов в ненадлежащую территориальную налоговую;

- необеспечение доступа к контрольно-кассовой технике, в том числе к той, которая находится в составе платежного терминала (банкомата);

- неявка заявителя в согласованное с инспекцией время к месту проведения осмотра ККТ;

- указание недостоверных сведений в заявлении;

- предъявление для регистрации модели ККТ, не включенной (исключенной) в Государственный реестр контрольно-кассовой техники;

- истечение нормативного срока амортизации ранее применявшейся машины, исключенной из Государственного реестра контрольно-кассовой техники;

- предъявление аппарата, который находится в розыске;

- обнаружение неисправности контрольно-кассовой техники, отсутствие марки-пломбы, идентификационного знака, а также средств визуального контроля (знаков "Государственный реестр" и "Сервисное обслуживание").

Если налоговой принято решение об отказе в регистрации, то заявителю направляется уведомление (вместе со всеми представленными документами), подписанное начальником инспекции (заместителем). Оно вручается лично или почтовым отправлением с уведомлением о вручении не позднее пяти рабочих дней с даты представления заявления и необходимых документов в налоговую.

Жалоба на инспекцию

В соответствии с налоговым законодательством плательщик наделен правом обжаловать действия (бездействие) инспекции и ее должностных лиц. В данной ситуации заявитель имеет право подать жалобу в следующих случаях.

Во-первых, нарушен срок регистрации заявления и документов.

Во-вторых, непосредственно нарушен срок предоставления государственной услуги.

В-третьих, истребование документов или информации, которые не относятся к процессу регистрации ККТ, а также тех бумаг, которые уже находятся в распоряжении налоговой.

В-четвертых, отказ инспектора в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Жалоба подается в вышестоящий налоговый орган или на имя вышестоящего должностного лица. В ней должно содержаться наименование налоговой; данные инспектора; данные заявителя; адрес, по которому можно направить ответ по жалобе; сведения и доводы, которыми заявитель обосновывает свое несогласие с решением инспекции.

Решение по жалобе инспекция обязана принять в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Если же обжалуется отказ в принятии документов или в исправлении ошибок, то решение должно быть принято в течение пяти рабочих дней со дня регистрации жалобы.