Представительские расходы

Нередко прийти к деловому соглашению можно лишь при личной встрече. Причем в идеале она должна пройти на высшем уровне, что подразумевает определенные затраты. При налогообложении прибыли расходы, связанные с официальным приемом делегатов из других организаций, рассматриваются как представительские и могут быть учтены в составе прочих расходов. Ну а как быть в случае, если такие затраты не оправдали себя и "заветный" договор по итогам встречи так и не был заключен?

Представительские расходы уменьшают базу по налогу на прибыль в составе прочих расходов (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК). Налоговый кодекс относит к ним расходы, связанные с официальным приемом (независимо от места его проведения) и (или) обслуживанием:

- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика (п. 2 ст. 264 НК).

При этом под приемом понимается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах. К расходам, связанным с таким приемом и обслуживанием его участников, прямо отнесены:

- непосредственно расходы на проведение приема;

- транспортное обеспечение доставки участников к месту приема и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Не подлежат включению в состав представительских в целях налогового учета расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

В течение отчетного (налогового) периода представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Общие требования к налоговым расходам

В целях уменьшения базы по налогу на прибыль расходы, произведенные налогоплательщиком, должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК). Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными - расходы, задокументированные в соответствии с законодательством Российской Федерации либо обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены. Также в целях налогового учета затраты могут быть подтверждены документами, косвенно свидетельствующими о произведенных расходах (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Очевидно, что этим требованиям должны отвечать и представительские расходы, учитываемые при налогообложении прибыли.

Документальное подтверждение

О документальном подтверждении представительских расходов необходимо позаботиться еще до проведения представительских мероприятий. В частности, целесообразно, чтобы приказами руководителя организации были урегулированы такие вопросы, как:

- план представительского мероприятия с указанием цели, места и сроков его проведения;

- смета представительских расходов;

- список официальных лиц организации, которые будут участвовать в переговорах, с указанием ответственного за их проведение;

- порядок выдачи сумм на представительские расходы под отчет.

Это позволит снять вопросы о том, действительно ли прием можно считать представительским мероприятием, а связанные с ним затраты - представительскими расходами. Но в этих целях представители Минфина включают в перечень подтверждающих документов в данном случае также и отчет по итогам мероприятия, в котором отражены его цель и результаты, иные необходимые сведения о нем и итоговая сумма фактически произведенных представительских затрат. При этом последние должны быть подтверждены соответствующей "первичкой" (Письмо Минфина России от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/4/26).

Экономическая обоснованность

Контакты с другими хозяйствующими субъектами в процессе предпринимательской деятельности неизбежны. Более того, для ее развития необходимо не только поддерживать сложившийся круг своих партнеров, но и расширять его. В этом смысле новые возможности, которые открывают новые соглашения и договоренности, и обосновывают расходы, связанные с их достижением, - на проведение переговоров в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.

Однако не каждая деловая встреча проходит успешно. Вполне вероятно, что в этот раз в принципе цель не будет достигнута, а договор подписан. Положения пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 Налогового кодекса для отнесения расходов в состав представительских такого условия и не содержат. Но вопрос о том, являются ли они при этом обоснованными (в целях налогообложения прибыли) или нет, остается открытым. В частности, как уже упоминалось, по мнению представителей Минфина, в перечень документов, подтверждающих представительские расходы, должен входить в том числе отчет о цели проведения соответствующих мероприятий и их результатах.

Но следует отметить, что судьи в данном случае не столь требовательны, поскольку перечня документов, которыми надлежит подтверждать представительские расходы в целях исчисления налога на прибыль, гл. 25 Налогового кодекса не содержит. В первую очередь они обращают внимание на наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и на их взаимосвязь между собой. Наличие иных документов арбитры обязательным не считают (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 14 августа 2007 г. N А56-3739/2006, ФАС Уральского округа от 7 сентября 2005 г. N Ф09-3872/05-С7, ФАС Поволжского округа от 22 - 29 марта 2005 г. N А12-18384/04-С36).

В Письме от 10 апреля 2013 г. N 03-03-06/2/11897 тот факт, что обоснованность представительских расходов в целях налогообложения прибыли напрямую не зависит от результата проведенных переговоров, подтвердил и Минфин. Финансисты сослались на Определение Конституционного Суда РФ от 4 июня 2007 г. N 320-О-П. Согласно сформулированной в нем позиции, указали они, нормы п. 1 ст. 252 Налогового кодекса не допускают их произвольного толкования. Они требуют установления объективной связи понесенных расходов с направленностью деятельности на получение прибыли. Устанавливает таковую налогоплательщик самостоятельно. На налоговых же органах лежит бремя доказывания необоснованности произведенных им расходов.

Иными словами, сам по себе отрицательный результат переговоров не делает представительские расходы экономически неоправданными. Но с учетом обстоятельств каждой конкретной ситуации налоговики могут "разыграть" и этот "козырь". Например, если уверены, что достигать заявленных договоренностей и не предполагалось.

К сведению! Анализируя положения п. 1 ст. 252 Налогового кодекса, представители КС РФ пришли к выводу, что экономическая оправданность расходов в целях налогообложения прибыли не может оцениваться исходя из их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата (Определения КС РФ от 16 декабря 2008 г. N 1072-О-О, от 4 июня 2007 г. N 320-О-П, от 4 июня 2007 г. N 366-О-П).